Turvallinen työympäristö on peruslähtökohta

Turvallinen työympäristö on peruslähtökohta

mies ja keltanen kypätä
Toimitilojen turvallisuuden lähtökohtana on niiden turvallisuusluokittelun mukainen suojaaminen sekä kulunvalvonnan järjestäminen.
  • On tunnistettava kaikki alueella liikkuvat henkilöt sekä kulkuneuvot.
  • On noudatettava sovittuja vierailijakäytäntöjä.
  • Kulunvalvonnalla on kyettävä selvittämään jälkeenpäin mahdollisten vahinkojen takia, kuka yrityksen tiloissa on käynyt.
  • Arkaluontoiset tilat tulisi tunnistaa ja rajoittaa niihin pääsy vain tietyille ennalta nimetyille henkilöille.

Ympäristöriskien tunnistaminen on yhä olennaisempi osa yritysten riskienhallintaa. Kriittisiä ympäristöriskejä ovat esimerkiksi jätteiden käsittely, melusaasteet, kemikaalien varastointi ja päästöt. Ympäristönsuojelun taso vaikuttaa myös yritysmielikuvaan, joka voi olla ratkaisevaa mm. asiakkaan valinnoille.

Pelastussuunnitelman tulee olla ajantasainen ja säännöllisesti päivitettävä, vaikka yrityksen tilat tai toiminnat eivät merkittävästi muuttuisikaan. Pienetkin muutokset on hyvä kirjata pelastussuunnitelmaan.

Säännöllisesti toteutetut pelastus- ja ensiapuharjoitukset sekä turvallisuuskävelyt auttavat olennaisesti henkilöstöä hahmottamaan toimintaansa todellisessa tilanteessa.

Huolehdi "liikennesäännöistä"

Usein yrityksen tiloissa tapahtuu paljon samaan aikaan. Samoissa tiloissa liikutaan niin jalkaisin kuin ajoneuvoilla. Selkeät ja valvotut sisäiset liikennesäännöt sekä merkatut kulkuväylät ovat lähtökohta, jotta jokainen voi toimia turvallisesti omalla työpisteellään.

  • Ajoneuvo- ja henkilöliikenne on pyrittävä erottamaan toisistaan.
  • Selkeät ja ymmärrettävät opastekyltit ovat paras tapa kertoa turvallisuussäännöistä ja -ohjeista.
  • Jokaisella työntekijällä, joka käyttää ajoneuvoja yrityksen tiloissa, on oltavat asianmukaiset luvat sekä perehdytys niiden turvalliseen käyttöön.
  • On tärkeää varmistaa myös alihankkijoiden, toimittajien ja yhteistyökumppanien turvallinen toiminta yrityksen tiloissa. Myös heidät tulee perehdyttää toimimaan asianmukaisesti.

Varmista tuoteturvallisuus ja logistiikka

Yrityksen valmistamien tuotteiden tulisi aina täyttää niille asetetut laatu- ja turvallisuusvaatimukset, myös niihin kuuluvat tuote- ja ilmoitusvastuut on tunnettava. Tuotevastuulain mukainen vastuu on ns. ankaraa vastuuta, mikä tarkoittaa sitä, että yrityksen velvollisuus vastata vahingoista ei riipu siitä, onko yritys toiminut huolimattomasti vai laiminlyönyt velvoitteitaan.

Selkeät ja turvalliset tavat tavaroiden ja tuotteiden liikuttamiselle, käsittelylle ja säilyttämiselle ovat avainosassa toimivassa logistiikassa. Ongelmat logistiikkaketjussa voivat vaikuttaa hyvin vahvasti yrityksen toimintaan.

  • Tuotteiden pakkauksessa sekä varastoinnissa tulee hyödyntää riskienarviointia.
  • Vaikka yritys olisikin ulkoistanut logistiikkaketjunsa, on sen turvallisuus ja luotettavuus varmistettava jatkuvalla tarkkailulla.
  • On suotavaa ylläpitää vaihtoehtoisia kuljetussopimuksia korvaavina ratkaisuina normaalin toimitusketjun häiriöiden varalta.

Laadi selkeä prosessi maksujen hyväksymiseen

Maksuliikenteen turvallisuudessa on olennaista sen läpinäkyvyys ja se, että maksuliikenteen hyväksyntäketjut ovat selkeät ja varmistetut eli maksuja voi tehdä ja hyväksyä vain siihen valtuutetut henkilöt.

Yhden tason tunnistautumismenetelmä (henkilö kirjautuu sisään käyttäjätunnuksella ja salasanalla hyväksyäkseen maksusuorituksen) ei ole tänä päivänä riittävää varautumista, vaan tunnistautuminen olisi suotavaa yhdistää yrityksen sisäiseen käyttäjähallintaan sekä käyttää kolmansien osapuolten tarjoamaa lisäturvaa.

Sopimukset kannattaa tehdä kirjallisina

Sopimukset on hyvä laatia kirjallisina dokumentteina, joista ilmenee selkeästi osapuolten velvollisuudet ja vastuut. Suullinen sopiminen voi tuntua tehokkaimmalta tavalta toimia rutiininomaisissa asioissa, mutta epäselvyyksien todennäköisyys kasvaa. Tämä nostaa huomattavasti liiketoiminnan riskejä.

Myös suuret sopimuskokonaisuudet kasvattavat monimutkaisuudellaan ja tulkinnanvaraisuudellaan oikeudellisia ja taloudellisia riskejä. Hyvät sopimuspohjat auttavat pitämään yrityksen riskit hyväksyttävällä tasolla samalla yhdenmukaistaen sopimusten hallintaa sekä tehostaen sopimusten luontiprosessia.

Dokumentit ovat nykyisin pääsääntöisesti sähköisesti tallennettuja tiedostoja, joiden hallintaan ja säilytettävyyteen tulee kiinnittää tarvittavaa huomiota.

  • Yhteisten tiedostojen johdonmukainen nimeämiskäytäntö ja hallintajärjestelmä vähentävät riskiä käyttää väärää versiota.
  • Dokumenttien säilytysaika on otettava huomioon. Sisäisten muistioiden säilytysajat ovat usein lyhyitä, kun taas tiettyjen sopimusasiakirjojen tulisi olla oikein säilytettynä ja jälkeenpäin löydettävissä vielä useiden vuosien jälkeen.

Yrityksen oikeuksien hallinnassa on tunnistettava ja määriteltävä, kenellä on oikeus katsella, muokata ja tarvittaessa poistaa tiettyjä dokumentteja.

Miten toimia?

Mallisopimuksia ja toimitusehtoja

Accordion content 2.

nainen tehdastyössä